社員旅行の節約術とは!?

社員旅行の幹事を任されたときに知っておきたいこと

入社数年の若手社員によく任されるのが社内行事の幹事役です。
学生時代から合宿の手配などをしてきたという人ならば手順はある程度わかると思いますが、突然割り振られたというときにはかなり戸惑うことになってしまうでしょう。

社員旅行は会社の福利厚生の一環として行われるとともに、経理上の節税対策として行われています。
そのため適切な予算の範囲が決まっており、また特定の社員にのみ優遇がある旅行は福利厚生費として計上することができませんので会計面も意識しながら計画をしていく必要があります。

社員旅行で基本となるのは参加する全ての人が平等に楽しむことができるプログラムにするということです。
そのため行き先を決めるときもきちんと周囲の意見を聞くなどして、役員やその家族のための旅行にならないように気をつけなければいけません。

ただ行き先や目的がはっきり決まっていて個人の行動も厳しく制限されるような学生時代の修学旅行や合宿と異なり、慰安目的で行われる社員旅行ではガチガチにスケジュールを決める必要はありません。

過剰な福利厚生とならないためにも、まずは慰安旅行で会社が持っても当然となる経費の範囲を知っておきましょう。
過去の事例として経費計上ができる項目としては「交通費」「宿泊費」「食事代」「旅館へのチップ」があります。

個人で雑費を出すようにするのはOK

とはいえ大会社など人数の多い社員旅行の場合、全ての人が現地で同じ行動をするというのは難しいでしょう。
例えば男性ならゴルフやスポーツをしたいと思うかもしれませんし、女性ならショッピングやエステなどをしたいと思うかもしれません。

そうした多目的のある旅行の場合、会社として捻出するのは上記で挙げたような最低限度の金額までとし、遊興費は全額個人持ちにするということもできます。

食事についても全員で一斉に同じ食卓を囲むというのは夕食時の宴会のみにとどめておき、朝食や昼食など個人によって移動先が異なることが考えられる場合は会社もちではなく個人でとるようにしてもらうという方法もあります。

一食分をスケジュールから外すだけでもかなり旅費が安くなりますので、もし交通移動費や宿泊費が高くなるようならばそうした旅行方法を提案してみるというのもよいかもしれません。

どこまでが会社の福利厚生費として計上できるかということについては明確な線引というものはなく、あくまでも過去の事例によりどこまでが課税対象となるかを判断していくことになります。
過剰な出費としてあとから課税がないように、あらかじめ経理担当や税理士と相談しながら社員旅行の節約対策をしていくようにしましょう。